1- Je crée et paramètre les produits que je souhaite utiliser dans mes notes de frais.
Pour cela, je crée une nouvelle fiche produit type "frais de restauration" en activant la coche "peut être inséré dans une notre de frais" et en paramétrant le compte de charges dans l'onglet comptabilité.
À noter également que vous pouvez créer votre produit "frais de restaurant" directement dans le module notre frais > sous configuration > catégorie de dépenses.
2- Je crée ma note de frais via le module notes de frais
Je complète l'ensemble des champs ci-dessous avant de joindre mon justificatif !
Catégorie
Correspond aux catégories préalablement créées et paramétrées à l'étape 1.
Total
Doit être égal au montant de votre justificatif que l'on mettra en pièce jointe.
Taxes comprises
Correspond aux taux de taxes sur la note de frais.
Employé
Correspond à la personne de votre entreprise qui a avancé les frais.
Payé par
Indique si les frais ont été avancés par l'employé identifié ou par la société.
Société
Indique pour quelle socièté les frais ont été employé.
ATTENTION en cas de la multi société !
3- Je fractionne ma note de frais en cas de TVA multiples.
Le taux de TVA sur les repas est variable. Il peut être de 5,5 %, 10 % ou 20 %.
Une fois sur la vue formulaire de la note de frais en question, le bouton "fractionner la note de frais" apparaît en haut.
Dans la fenêtre qui apparaît, je peux renseigner les différentes TVA comme sur l'image ci-dessous :
Ainsi, je ventile mes montants exactement comme sur mon justificatif !
3- Je crée mon rapport à la fin de chaque mois.
Généralement, dans la plupart des entreprises, les notes de frais sont prises en compte et remboursées mensuellement
Pour ce faire, il vous suffira de sélectionner l'ensemble de vos notes de frais du mois en question en vue liste et de sélectionner "CRÉER LE RAPPORT".
Il ne me reste plus qu'à la renommer, la vérifier et à la soumettre à mon manager !
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